الرئيسية › المدونة › تجهيز فريق صغير عن بُعد لإجراء المكالمات بثقة
تجهيز فريق صغير عن بُعد لإجراء المكالمات بثقة
رقم مشترك وقواعد للفريق ومعدات أساسية ومتابعة للمكالمات: أهم ما تحتاجه لتجهيز فريق صغير عن بُعد دون تعقيد تنظيمك.
حين يعمل فريق صغير عن بُعد، كلٌّ في بيته، يتحول الهاتف سريعًا إلى صداع: أي رقم يُعطى للعملاء؟ ومن يرد؟ وكيف تُشارَك المعلومات؟ وحين يكون الفريق مجهزًا جيدًا فإنه يتحدث بصوت واحد. وإليك العناصر التي ينبغي إقامتها بالترتيب.
رقم مشترك وقواعد رد واضحة
أول ما ينبغي فعله هو منح العملاء رقمًا واحدًا لا يرتبط بالهاتف الشخصي لكل فرد. وبذلك إذا غادر زميل أو تغيّر وضعه فلن تعتمد العلاقة على رقم خاص.
ثم يجب تحديد من يرد ومتى وكيف تُنقل المعلومات. فبلا قواعد تقع المكالمات بين كرسيين، أو على العكس يعاود عدة أشخاص الاتصال بالعميل نفسه.
- تحديد فترات حضور كل شخص.
- توفير بديل حين لا يتوافر الشخص المقصود.
- تقرير كيفية معاودة المكالمات الفائتة ومن يتولاها.
- كتابة صيغة ترحيب موحدة لصورة متسقة.
معدات أساسية دون إفراط
لا حاجة إلى معدات باهظة للاتصال جيدًا من المنزل. فالأساسيات تتلخص في أمور قليلة، لكن يجب أن تكون موثوقة.
- سماعة رأس مريحة مع ميكروفون يقلل ضجيج الخلفية.
- اتصال إنترنت مستقر جُرّب في ساعات العمل.
- مكان هادئ للمكالمات المهمة.
- وصول آمن إلى أدوات الفريق: كلمات مرور قوية وقفل للشاشات.
واطلب من كل عضو أن يجرّب تجهيزاته مع زميل قبل مكالماته الأولى مع العملاء. فاختبار من خمس دقائق يجنّب حوادث محرجة أمام المحاور.
مشاركة المعلومات: سجل المكالمات والتعليمات
عن بُعد لا يوجد ممر تُتبادل فيه الأخبار. لذلك يجب أن يُدوَّن في مكان ما كل ما يجري على الهاتف. ويتيح سجل مكالمات مشترك لكل فرد أن يرى من اتصل ومتى ولماذا، وأن يتسلم ملفًا دون أن يسأل عن كل شيء من جديد.
وأكمله بتعليمات مكتوبة قليلة: إجابات عن الأسئلة المتكررة وإجراء التعامل مع الشكاوى والأشخاص الواجب إبلاغهم في الطوارئ. فصفحة واحدة أفضل من دليل طويل. وأبقِها حية بتحديثها بعد ملاحظات الفريق.
اختر حلًا يناسب حجم الفريق
بالنسبة للجهة الصغيرة فإن حلًا يجمع الرقم والمكالمات الواردة والصادرة والبريد الصوتي والسجل يحدّ من عدد الأدوات التي ينبغي إدارتها. وتقدّم HARX للاتصالات عرض Company Full Scope In & Out للشركات الصغيرة والمتوسطة والفرق عن بُعد، ويغطي استخدامات مثل المبيعات وعلاقة العملاء والتحصيل والتوظيف.
وإذا بقي الاستقبال حاجتك الرئيسية فإن عرض الاستقبال / السكرتارية يتوجه إلى المنشآت الصغيرة جدًا من كل المهن والعيادات الطبية ووسطاء التأمين. والاشتراك شهري والدقائق والذكاء الاصطناعي مدفوعة مسبقًا، ويُعلن أن التشغيل يستغرق بضع دقائق.
ومن المفيد تخصيص لقاء قصير أسبوعي لمراجعة المكالمات الصعبة وتبادل الحلول. ففي العمل عن بُعد يتعلم الأفراد من بعضهم أقل مما يتعلمون في المكتب، ومثل هذا اللقاء يعوّض ذلك ويحافظ على روح الفريق ويوحّد طريقة الرد.
واتفقوا كذلك على قناة داخلية سريعة للأسئلة العاجلة أثناء المكالمات، كرسالة قصيرة إلى زميل أكثر خبرة. فمعرفة أن المساعدة قريبة تمنح الأعضاء الجدد ثقة أكبر، وتجنّب العميل انتظارًا طويلًا أو جوابًا غير دقيق.
ولا تنسَ مراجعة صلاحيات الوصول عند انضمام أحد إلى الفريق أو مغادرته، فمنح الصلاحيات اللازمة فقط وسحبها في الوقت المناسب جزء أساسي من تجهيز الفريق.
الخلاصة: ابدأ ببساطة ثم عدّل
تجهيز فريق صغير عن بُعد يعني أولًا تحديد رقم مشترك وقواعد للرد ومكان يُدوَّن فيه كل شيء. وتأتي المعدات بعد ذلك ويمكن أن تبقى متواضعة. ابدأ بالأساسيات وراقب لأسابيع ما يتعثر ثم أضف ما ينقص فعلًا، وبهذه الخطوات المتدرجة يصبح فريقك جاهزًا دون تكلف. ومع HARX للاتصالات يبقى الرقم المشترك والسجل مركزيين لكل الفريق.
اقرأ أيضًا
كيف يعمل الخط التقليدي والاتصالات السحابية، وما المعايير التي تقارن بينها بحسب نشاطك وتنقلك وحجم فريقك دون مبالغة في التبسيط.
ذكاء اصطناعي مساعد ونتائج مقيسة وعمل عن بُعد وخدمة متعددة اللغات: أبرز اتجاهات خدمة العملاء بنظرة متأنية ودون أي إحصاءات.
فهم مصدر الانتظار وتنظيم الفترات وإعلام المتصل وتخفيف المكالمات: وسائل بسيطة لتقليل الانتظار على الهاتف وتحسين تجربة المتصلين.
رقم من بلدك، مكالمات واردة وصادرة، خدمة استقبال/سكرتارية وذكاء اصطناعي لمساعدتك.
الهاتف إنشاء حسابي