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Asociaciones: atender el teléfono sin agotar a los voluntarios
Asociación: organice la atención telefónica a socios y donantes sin sobrecargar a los voluntarios, con la oferta Recepción / Secretaría de HARX Telefonía.
En una asociación, el teléfono suele estar en manos de unos pocos voluntarios que ya tienen mil cosas que hacer. Socios, donantes, aliados y público esperan, sin embargo, un interlocutor cuando llaman.
El problema telefónico típico de una asociación
Los turnos de teléfono dependen de la disponibilidad de personas que tienen su propio empleo y sus propias obligaciones. Cuando una falta, la línea queda muda. Y una asociación que responde mal o no responde da la impresión de carecer de medios, aunque su labor sea notable.
- El turno de teléfono depende de voluntarios cuya disponibilidad cambia de una semana a otra.
- Las llamadas de personas que quieren afiliarse, donar u ofrecer ayuda se pierden con facilidad.
- La información recogida a veces se anota en un papel suelto y no llega a la persona responsable.
Cómo responde la oferta Recepción / Secretaría
La oferta Recepción / Secretaría de HARX Telefonía se dirige a microempresas de cualquier oficio, y puede interesar a una pequeña asociación que desee una atención telefónica a distancia. Se basa en personal a distancia o recepción deslocalizada, un número de su país, llamadas entrantes y salientes, un contestador y una IA de apoyo. Suscripción mensual, minutos e IA prepagados.
- Una recepción que mantiene la línea activa incluso cuando los voluntarios no están disponibles.
- Un contestador para recoger mensajes fuera de los turnos.
- Llamadas salientes para volver a contactar con un socio o aliado.
Buenas prácticas generales para una asociación
- Redacte una breve ficha de recepción: presentación de la asociación, actividades, cómo afiliarse, cómo donar y cómo ser voluntario.
- Designe a una persona responsable de tratar los mensajes y devolver las llamadas en un plazo razonable.
- Anuncie con claridad los días y horarios del turno de teléfono en el mensaje de bienvenida.
- Respete la confidencialidad de los datos de contacto de socios y donantes.
- Revise periódicamente en equipo las peticiones recibidas para ajustar la organización.
Una recepción fiable realza la labor de la asociación: demuestra que se toma en serio a cada persona que se dirige a ella.
Preguntas frecuentes
¿Puede una asociación usar la oferta Recepción / Secretaría?
La oferta se dirige a pequeñas estructuras de cualquier actividad; una asociación pequeña puede estudiarla según sus necesidades de atención.
¿Cómo evitar sobrecargar a los voluntarios?
Una recepción a distancia y un contestador reparten la carga, y los voluntarios tratan después los mensajes cuando están disponibles.
¿Se puede devolver la llamada a los socios desde este número?
HARX Telefonía prevé llamadas entrantes y salientes con un número de su país, según la oferta elegida.
Para aliviar a sus voluntarios sin dejar de escuchar, conozca la oferta Recepción / Secretaría de HARX Telefonía.
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