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Association : tenir la permanence sans épuiser les bénévoles
Association : organisez l’accueil téléphonique des adhérents et donateurs sans surcharger les bénévoles, avec l’offre Accueil / Secrétariat de HARX Téléphonie.
Dans une association, le téléphone est souvent tenu par quelques bénévoles qui ont déjà mille autres choses à faire. Adhérents, donateurs, partenaires, public : tous attendent pourtant un interlocuteur quand ils appellent.
Le problème téléphonique typique d’une association
Les permanences reposent sur la disponibilité de personnes qui ont leur propre emploi, leurs propres contraintes. Quand l’un d’eux est absent, la ligne reste muette. Et une association qui répond mal ou pas du tout donne l’impression de manquer de moyens, même quand son action est remarquable.
- La permanence dépend de bénévoles dont les disponibilités varient d’une semaine à l’autre.
- Les appels de personnes qui souhaitent adhérer, donner ou proposer leur aide sont facilement manqués.
- Les informations recueillies sont parfois notées sur un coin de papier et ne parviennent pas au bon responsable.
Comment l’offre Accueil / Secrétariat répond à ce besoin
L’offre Accueil / Secrétariat de HARX Téléphonie vise les TPE de tous métiers, et peut intéresser une petite structure associative qui souhaite un accueil téléphonique à distance. Elle repose sur du personnel à distance ou un accueil délocalisé, un numéro de votre pays, des appels entrants et sortants, un répondeur et une IA qui assiste. Abonnement mensuel, minutes et IA prépayées.
- Un accueil qui assure la continuité de la ligne même quand les bénévoles ne sont pas disponibles.
- Un répondeur pour recueillir les messages en dehors des permanences.
- Des appels sortants pour rappeler un adhérent ou un partenaire.
Bonnes pratiques générales pour une association
- Rédigez une courte fiche d’accueil : présentation de l’association, activités, comment adhérer, comment donner, comment devenir bénévole.
- Désignez un responsable chargé de traiter les messages et de rappeler dans un délai raisonnable.
- Annoncez clairement vos jours et horaires de permanence dans le message d’accueil.
- Respectez la confidentialité des coordonnées des adhérents et des donateurs.
- Faites un point régulier en équipe sur les demandes reçues pour ajuster l’organisation.
Un accueil fiable met en valeur l’action de l’association : il montre qu’on prend au sérieux chaque personne qui s’adresse à elle.
Questions fréquentes
Une association peut-elle utiliser l’offre Accueil / Secrétariat ?
L’offre vise les petites structures de tous métiers ; une petite association peut l’étudier selon ses besoins d’accueil.
Comment éviter de surcharger les bénévoles ?
Un accueil à distance et un répondeur permettent de répartir la charge, les bénévoles traitant ensuite les messages quand ils sont disponibles.
Peut-on rappeler les adhérents depuis ce numéro ?
HARX Téléphonie prévoit des appels entrants et sortants avec un numéro de votre pays, selon l’offre choisie.
Pour soulager vos bénévoles tout en restant à l’écoute, découvrez l’offre Accueil / Secrétariat de HARX Téléphonie.
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Un numéro de votre pays, des appels entrants et sortants, un accueil/secrétariat et une IA pour vous assister.
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