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Agence de voyage : ne manquez plus une demande de client
Agence de voyage : gérez les appels de clients et de partenaires, même hors horaires de bureau, avec l’offre Accueil / Secrétariat de HARX Téléphonie.
Pour une agence de voyage, un appel peut être le début d’un séjour de plusieurs semaines. Le client veut des conseils, des précisions, de la réassurance, et il attend souvent une réponse rapide avant de se décider.
Le problème téléphonique typique d’une agence de voyage
Les conseillers sont souvent en rendez-vous avec un client, en train de bâtir un itinéraire ou en contact avec des prestataires. Pendant ce temps, d’autres demandes arrivent, parfois de clients déjà en voyage qui ont besoin d’aide. Les appels ne respectent pas toujours les horaires d’ouverture, surtout quand les destinations ont des fuseaux différents.
- Les conseillers occupés en rendez-vous ne peuvent pas répondre aux autres appelants.
- Les demandes des clients en voyage ne coïncident pas avec les horaires de bureau.
- Les futurs voyageurs comparent plusieurs agences et choisissent souvent celle qui répond la première.
Comment l’offre Accueil / Secrétariat répond à ce besoin
L’offre Accueil / Secrétariat de HARX Téléphonie s’adresse aux TPE de tous métiers, agences de voyage comprises. Elle s’appuie sur du personnel à distance ou un accueil délocalisé, un numéro de votre pays, des appels entrants et sortants, un répondeur et une IA qui assiste. L’abonnement est mensuel, minutes et IA prépayées.
- Un accueil qui prend les appels pendant que les conseillers sont avec un client.
- Un répondeur qui conserve les messages reçus en dehors des horaires de bureau.
- Des appels sortants avec un numéro de votre pays pour rappeler clients et prestataires.
Bonnes pratiques générales pour une agence de voyage
- Définissez ce que l’accueil doit recueillir : destination envisagée, dates, nombre de voyageurs, coordonnées.
- Indiquez dans votre message d’accueil la marche à suivre pour une demande urgente en cours de voyage.
- Ne confirmez aucune réservation ni aucun tarif sans vérification par un conseiller.
- Rappelez rapidement les futurs voyageurs : la réactivité compte beaucoup au moment du choix.
- Notez les préférences exprimées par le client afin qu’il n’ait pas à les répéter.
Un accueil attentif rassure le voyageur avant même le départ : il montre qu’une personne est là pour l’accompagner.
Questions fréquentes
L’accueil à distance peut-il vendre un voyage ?
L’accueil recueille et transmet les demandes ; la vente et les conseils de voyage restent assurés par les conseillers de l’agence.
Comment gérer les appels de clients en voyage ?
Prévoyez dans le message d’accueil une consigne claire pour les demandes urgentes, selon l’organisation que vous aurez définie.
Une petite agence peut-elle utiliser l’offre ?
Oui, l’offre Accueil / Secrétariat vise les très petites entreprises de tous métiers.
Pour que chaque futur voyageur soit entendu, découvrez l’offre Accueil / Secrétariat de HARX Téléphonie.
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Un numéro de votre pays, des appels entrants et sortants, un accueil/secrétariat et une IA pour vous assister.
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